Se à medida que tenta trabalhar, no canto direito do ecrã do seu computador, as notificações de novas mensagens não param, sucedendo-se incessantemente, se a cada vez que vê a sua caixa correio as mensagens não lidas se acumulam a uma velocidade vertiginosa, não há dúvidas: precisa de tomar uma atitude e mudar este cenário. Não hesite. Este será um gesto libertador e apaziguador, que eliminará ansiedades desnecessárias e fará aumentar o tempo que tem disponível para si e para o trabalho.
Hoje, mais do que nunca, o tempo vale ouro! Para ser usado a nível profissional ou simplesmente para estarmos com a família ou fazermos aquelas coisas de que mais gostamos, que nos ajudam a relaxar, arejar a cabeça e, claro, estarmos mais bem-dispostas para gerir o nosso dia a dia e sermos ainda mais criativas e produtivas. Maria José da Silveira Núncio, doutorada em Sociologia, professora no Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas e autora do livro Gestão do Tempo para Mulheres (Muito) Ocupadas (Ideias de Ler), é defensora da ideia de que tempo bem gerido representa qualidade de vida e acredita que para isso pôr a tecnologia no seu devido lugar é fundamental.
Estas ferramentas fantásticas – computador, Internet e telemóvel – facilitam imenso as nossas vidas, mas podem ser também elementos perturbadores. “Ficamos aflitos se esquecemos o telemóvel em casa. E a ideia de estarmos sem acesso à nossa caixa de correio eletrónico também é inquietante. Parece que estamos numa ilha, isolados”, observa. E acrescenta: “A fronteira é ténue entre o benefício e a escravidão que estes recursos nos proporcionam. Para usufruirmos dos benefícios sem nos tornarmos escravos da tecnologia, esta deve ser integrada na nossa vida e não o contrário.”
Não se trata de levarmos uma vida austera, sem conversas ou trocas informais de mensagens. “Mas não nos momentos em que estamos mais aflitos de trabalho, mais pressionados. Isso dá origem àquele sentimento de ansiedade em que a pessoa não consegue dar resposta a tudo o que tem para fazer”, comenta Maria José Silveira Núncio. Tudo é possível desde que haja organização.
E a socióloga revela-nos algumas regras básicas de gestão de e-mails que podem ser extremamente úteis:
1. Elimine da sua vida os e-mails impessoais. Corte a corrente: não leia, não responda nem reencaminhe aquelas mensagens que não foram criadas pelo remetente nem foram direcionadas especificamente para si. Acabamos por perder tempo e a função de informação ou mesmo de relação interpessoal que a mensagem poderia ter perde o seu significado perante a sua impessoalidade.
2. Determine dois períodos durante o dia para verificar a caixa do correio. Dedicar cerca de 20 minutos em cada período para ler e responder às mensagens, se feito com regularidade, será mais do que suficiente. Ir várias vezes à caixa do correio desvia-nos daquilo que é verdadeiramente importante, desconcentra-nos… e faz-nos perder tempo.
3. Nunca deixe um e-mail sem resposta. Mesmo que seja para dizer que naquele momento não é possível dar informação concreta ao que é pedido, sublinhando que o assunto não ficou esquecido e que, logo que houver uma resposta, retomará o contacto. Não responder dará origem a repetições, a novos e-mails a multiplicarem-se. É fácil evitar que a caixa fique sobrelotada com mensagens repetidas sobre o mesmo tema. É uma questão de disciplina.
4. Desative sistemas de notificação e avisos. É muito intrusivo e extremamente tentador. Por mais que não queiramos abrir a mensagem é difícil resistir. O nosso primeiro impulso é pensar: “Deixa lá ver o que é isto.” E se isso ocorre de forma ininterrupta a concentração torna-se impossível.
5. Estabeleça prioridades. Temos a ideia de que as coisas têm de ser feitas imediatamente. Não só queremos fazer tudo já como queremos fazer tudo já e ao mesmo tempo. E nada fica bem feito! É importante fazer listas com o que precisa de ser feito imediatamente, o que pode deixar para amanhã e o que pode ficar para a próxima semana. Os e-mails e os temas por eles tratados estão incluídos nesta organização.
6. Separe as águas. É cada vez mais frequente levarmos trabalho para casa. E isso inclui a receção de e-mails de trabalho em casa. Determine um limite. Fixe um tempo, um horário para o fazer. Um profissional que não descansa e descura das demais facetas da sua vida poderá vir também a falhar no trabalho.
Estes são os primeiros passos essenciais. E com eles já conseguirá uma boa organização. Mas temos mais: especialistas internacionais em gestão do tempo acrescentam algumas ideias que podem melhorar ainda mais a gestão da sua correspondência via Internet. Ora vejamos:
A. Tenha apenas uma ou no máximo duas contas de e-mail. Saltar de uma conta para outra para ver mensagens leva-a a perder mais tempo. Consegue organizar tudo com mais eficácia se concentrar os esforços numa só zona. Programas como o Outlook podem centralizar num só lugar a receção de e-mails destinados a distintos endereços. Pode ser uma boa opção.
B. Use pastas dentro da sua caixa de correio. É uma excelente forma de organizar a sua correspondência eletrónica. A maior parte dos programas e provedores permitem esta gestão. Três pastas básicas, pelo menos, podem fazer milagres no seu esquema de organização: Pessoal, Trabalho e Assinaturas. Mas crie as que julgar necessário para uma gestão ótima.
C. Renda-se à distribuição automática. Recorra às regras automáticas disponíveis na generalidade de programas e provedores para distribuir os e-mails específicos por cada pasta. Desta forma pode definir prioridades quando verificar os seus e-mails.
D. Use um bom filtro de spam*. Estes filtros irão poupar-lhe imenso tempo, evitando que e-mails indesejados e de pouco interesse sobrecarreguem a sua caixa de mensagens. O Gmail e o Hotmail têm bons filtros, mas a generalidade dos sistemas conta com este tipo de filtragem. Descubra como funciona o seu, ative-o e otimize-o.
E. Apagar, apagar, apagar. O ideal é que a sua Caixa de Entrada (Inbox) esteja sempre limpa. Mas arquive nas pastas e subpastas que criou apenas o indispensável. De resto, apague as mensagens que já leu e respondeu, sem dó nem piedade.
F. Elimine assinaturas desnecessárias. Às vezes deixamo-nos entusiasmar por sites e serviços informativos e fazemos assinatura de tudo e mais qualquer coisa. De tempos a tempos, faça uma limpeza e mantenha apenas as assinaturas que consulta com frequência, eliminando as demais.
*Spam - Correio eletrónico não solicitado enviado em massa.