Tenha paciência, cara leitora, que a interminável lista de tarefas, comummente conhecidas por To Do’s, que tem em mente de nada lhe servirá se não passar ao plano escrito. Na dúvida, reflicta: quantos dos objectivos traçados mentalmente, a 31 de Dezembro, viram a luz do dia? Chegou a começar a dieta? Deixou de fumar? Mantém uma vida mais saudável? Dedicou-se mais à família, aos amigos e àquilo que gosta mesmo de fazer? Fez o trabalho solidário que tanto deseja? Dignou-se a ir ao ginásio, além do entusiasmo da primeira semana? Leu mais? Viajou? Arrumou gavetas e armários (arrumando a cabeça)? Evitou gastos desnecessários? Conseguiu libertar-se das redes sociais? E do telemóvel? Stressa-se menos? Deu início à escrita daquele livro que anda a adiar, ano após ano? Encontrou o homem da sua vida? É provável que a resposta seja "Não". Tudo porque não passou ao plano escrito. Aquele em que o abstracto se torna concreto. Aquele que, de acordo com a Ciência, é condição sine qua non para que os planos mentais deixem de ser apenas vagas ideias a perambularem pelo cérebro para se realizarem. "Quando anotamos objectivos, estamo-nos a comprometer com os mesmos de uma maneira totalmente nova, tornando-os concretos e reais", esclarece, sem pensar duas vezes, a psicóloga Paula Trigo da Roza.

Maria Almada tem 36 anos e confessa-se uma dependente de listas de To Do’s. Na verdade, afirma não conseguir viver sem elas: "Não confio na minha cabeça", ri-se. "Apesar de ter uma boa cabeça, esta não abarca tudo e fazer listas de tarefas diárias é uma forma de me descansar", revela esta mãe de três filhos e profissional de comunicação. Conta-nos que não fazer listas está fora de questão no seu plano diário: "Não há como contornar… Se não faço listas fico angustiada. Assalta-me um pensamento e escrevo logo nas notas do telemóvel. E tenho por lá [no telemóvel] todo o tipo de To Do’s: desde a lista do supermercado até marcações de consultas que têm de ser feitas, passando pelos e-mails a que tenho de responder até às chamadas que tenho de fazer…", enumera. "Às vezes, dou por mim quase a adormecer até que, de repente, lembro-me de qualquer coisa e tenho de a anotar imediatamente! De outra forma fico com insónias e não durmo descansada…" A realidade é que a ciência que estuda a arte de apontar metas tem provado, estudo após estudo, que as pessoas que escrevem os seus objectivos estão mais propensas a alcançá-los.

Gail Matthews, professora de Psicologia, estabelecida na Califórnia, estudou 267 pessoas de todo o mundo e de todas as classes sociais, dividindo-as em dois grupos: de um lado, as pessoas que anotavam as suas metas e, do outro lado, aquelas que não o faziam. No final, concluiu que quem escrevia os seus objectivos regularmente tinha 42% mais de hipóteses de os concretizar. Confirmou que os resultados são melhores se as metas forem compartilhadas com um amigo ou com qualquer pessoa que acredite nas suas capacidades. Se passarmos para um plano mais distante da Ciência, como é o movimento New Age, a teoria repete-se: não basta visualizar um objectivo. Não é suficiente projectá-lo. Recorda-se do livro O Segredo (2006), que, baseado na lei da atracção, afirmava que o pensamento positivo era capaz de criar resultados de mudança de vida, tais como o aumento da felicidade, da saúde ou da riqueza? É mais ou menos isto, mas implica sempre (reforço no sempre) a escrita dos planos.

Existe um site denominado Future Me que convida os internautas a escreverem uma carta ao seu futuro. Eu para depois ser recebida pelo próprio, no seu e-mail (ou noutro qualquer à escolha do internauta), numa data também à sua escolha. Eu em tempos escrevi-me uma carta, através desse site, e dei indicação para só a receber dois anos depois. Há algumas semanas caiu-me esse mesmo e-mail na caixa de entrada e confesso que mal me recordava do que se tratava. Nessa carta eu colocava objectivos que esperava já ter concretizado à data da recepção. Eram pontos muito concretos que, naturalmente, incluíam as questões profissionais e amorosas. E à custa de os ter escrito ou não, a verdade é que os mesmos se haviam realizado. Ainda numa óptica New Age e a propósito do tema, contava-me uma amiga que havia feito o mesmo, ainda que fora do trivial, com a finalidade de encontrar o homem certo. Confidenciava-me que havia escrito numa folha uma lista com um conjunto de características que procurava num parceiro. Depois, colocou a folha na mesa-de-cabeceira e ali ficou a marinar… Bom, até se concretizar. Sim, ela encontrou a sua cara-metade e sim, ele reunia todas as características que ela havia idealizado. Magia? Nada disso: lista escrita. Na dúvida, a Ciência esclarece: o nosso cérebro é constituído por um hemisfério esquerdo e um hemisfério direito, ambos interligados através do chamado corpo caloso, cuja função é permitir a transferência de informações entre um hemisfério e o outro, fazendo com que estes actuem harmoniosamente. Esses sinais, por sua vez, movimentam-se para o fluido em torno do nosso cérebro, subindo e descendo pela coluna vertebral e, eventualmente, comunicando com cada fibra e célula do nosso corpo, transformando, quase de forma literal, os nossos pensamentos em acções. Resumindo: o hemisfério direito é o lado imaginativo, enquanto o esquerdo é o literal. Quando só pensamos nos objectivos, estamos apenas a confiar no hemisfério direito. Ao escrevê-los, estamos também a envolver o hemisfério esquerdo. Quando os dois trabalham em conjunto, todo o corpo está a trabalhar no sentido de concretizar o objectivo traçado. Simples.

Listar ou não listar, eis a questão

A psicóloga Paula Trigo da Roza confirma o triunfo desta arte da listomania, mas faz uma ressalva: "Listar coisas é uma ajuda para a organização. Porém, também retira o espaço de improviso e de surpresa que está relacionado com a criatividade." Para esta psicóloga, ter tudo listado e organizado pode ser algo nocivo, uma vez que não permite que se crie algo de novo. Refere-se, naturalmente, a níveis extremistas de organização: "São, por norma, pessoas muito rígidas e obsessivas que levam a vida a preto e branco. Ficam paralisadas na rotina, pois há um controlo em demasia. O controlo é um mundo muito pequenino… Um mundo mais amplo não dá para se controlar. Tem, isso sim, de se gerir." Por outro lado, esta psicóloga esclarece que, para determinado tipo de personalidades, fazer listas de tarefas é absolutamente fundamental: "É importante que pessoas com uma perspectiva muito geral de tudo e com dificuldades em priorizar, listem as coisas de maneira a conseguir encaixá-las no seu dia-a-dia. Geralmente são pessoas desfocadas, difusas e desorganizadas. É importante que estabeleçam uma rotina própria. Estas são as pessoas que andam atrás daquilo que o mundo lhes traz. Ao sabor do vento… É fantástico se pensarmos nas incontáveis surpresas que isso lhes pode trazer, mas o indivíduo acaba por perder consciência do próprio rumo", complementa. A realidade é que algumas pessoas resistem mesmo a este tipo de estrutura, acreditando que o facto de terem o dia todo planeado (e quem diz o dia, diz a vida) vai atrapalhar a criatividade ou impedir que sejam flexíveis com a rotina.

Para o especialista em gestão de tempo David Allen, autor de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2002), esse tipo de atitude "espírito livre" está errado. Allen acredita que qualquer pessoa com um cronograma completo e sem a devida estrutura terá sérias dificuldades em lidar com o mesmo. Um sistema é necessário e notas rabiscadas na mão não contam. A psicóloga e psiquiatra russa Bluma Zeigarnik (1900-1988) foi, talvez, a primeira a notar esta obsessão do cérebro pelas tarefas urgentes. Aquele que hoje é conhecido como o "efeito Zeigarnik" defende que nos lembramos melhor das coisas que precisamos de fazer do que daquelas que já fizemos. Que tarefas incompletas são mais fáceis de ser lembradas do que as bem-sucedidas. Apesar de tudo, e no que respeita a escrita das tarefas propriamente dita, não basta rabiscar "banco" ou "mãe" num post-it. "É um e-mail, uma visita ou um telefonema e com que finalidade? Se a lista de tarefas não estiver clara e directa, os afazeres provavelmente não serão concluídos", elucida Paula Trigo da Roza. E o pormenor não é o único factor importante: "É essencial ser-se realista sobre quanto tempo as coisas levarão a ser concretizadas, de forma a que se consiga construir um horário viável para o dia. Isso significa, por exemplo, balancear o potencial de flutuação nas redes sociais ou noutras possíveis distracções", deslinda aquela psicóloga.

Em A Arte das Listas: Simplificar, Organizar e Enriquecer a Sua Vida, a francesa Dominique Loreau vai muito além das listas comuns, sugerindo que se criem amontoados de palavras por tudo e por nada. Assim, objectivos práticos misturam-se com listas de gratidão ("Sinto-me grata por…"), listas biográficas ("Os amores da minha vida") ou mesmo filosóficas ("Que sentido quero encontrar para a minha vida"). Mais do que uma forma concisa de expressão, escrever listas ajuda-nos a ter uma vista panorâmica da nossa vida. Além da capacidade de diminuir a ansiedade em relação ao caos que a vida contemporânea constitui, as listas conferem estrutura e são a prova daquilo que fomos capazes de fazer num dia, na semana, no mês ou até na vida. Assim sendo, já sabe: em caso de dúvida, liste.

Como escrever a lista de To Do’s perfeita

1. Aplique a regra KISS (Keep It Simple and Successful): a lista de To Do’s não deverá conter mais de três itens por dia. É aí que entram importantes factores a favor da arte da concretização: o foco e a capacidade de dar primazia a X em detrimento de Y.
2. Escreva a sua lista na véspera, à noite. Tal fará com que comece o dia com mais clareza. Além de que se deitará mais descansada, sem estar a pensar em tudo o que não se pode esquecer de fazer no dia seguinte.
3. Enfrente o primeiro item da lista logo pela manhã, de cabeça fresca. Com a lista construída em ordem de prioridades é importante que conclua a mais importante das tarefas antes de passar para a seguinte. Para se ser realmente bem-sucedida, deverá ser capaz de estabelecer limites e de fazer dos seus maiores objectivos a sua prioridade diária.
4. Se tiver dificuldades em limitar a sua lista de tarefas a um máximo de três itens, ou se a sua mente continuar a divagar e a pensar em todas as outras coisas que ainda "precisa de fazer", tire não mais de cinco minutos para anotar todas as coisas que a estão a importunar. De seguida, ponha esse papel de parte, pois esta não é sua lista de tarefas, mas antes um despejo de dados, um desvio psíquico. A sua lista de tarefas é a lista dos três itens criada na noite anterior. Concentre-se novamente nela, esquecendo a tal lista de despejo mental.
5. Por vezes, menos é mais. Ocasionalmente pode acontecer que uma tarefa pequena e informal (que não é altamente estratégica) comece a ocupar uma quantidade imensa de espaço mental. Talvez não tenha colocado esse item na sua lista de tarefas, pois não constitui uma das três coisas mais importantes. Contudo, com o tempo, aperceber-se-á que essa tarefa pequena e aborrecida começa a incomodar. Às vezes, um pequeno afazer acaba por se tornar um enorme desgaste energético. Nestes casos, transforme a tal tarefa numa das três coisas mais importantes para fazer naquele dia, libertando-se, assim, de toda a ansiedade.